 |
| M. Hadi Wiratama, SE |
Birokrasi berasal dari kata “bureau” yang berarti meja atau kantor; dan kata “kratia” (cratein) yang berarti pemerintah.
Birokrasi berdasarkan definisi yang dikemukakan oleh beberapa ahli adalah suatu sistem kontrol dalam organisasi yang dirancang berdasarkan aturan-aturan yang rasional dan sistematis, dan bertujuan untuk mengkoordinasi dan mengarahkan aktivitas-aktivitas kerja individu dalam rangka penyelesaian tugas-tugas administrasi berskala besar.
Sementara pengertian lain dikemukakan bahwa birokrasi berasal dari kata bureaucracy (bahasa inggris bureau + cracy), diartikan sebagai suatu organisasi yang memiliki rantai komando dengan bentuk piramida, di mana lebih banyak orang berada ditingkat bawah daripada tingkat atas, biasanya ditemui pada instansi yang sifatnya sipil maupun militer.
Sistem Birokrasi yang dulunya dibawa oleh bangsa eropa pada masa kolonial sampai sekarang mengalami perubahan corak dan gaya dalam birokrasi, dari masa kolonial belanda, kolonial jepang, masa kemerdekaan, orde lama, orde baru, dan era reformasi, birokrasi terus mengalami penyesuaian dengan perkembangan jaman dan tekhnologi.
Konsep Birokrasi yang dulu bersifat konvensional, dimana pelayanannya dilakukan secara manual dan lebih berkutat pada pelayanan berbasis pada kantor atau loket pelayanan kini bergeser berbasis online.
Pendemi virus corana memberikan dampak besar pada corak dan warna birokrasi di Indonesia, dimana selama pendemi corona masyarakat diwajibkan menjaga jarak sesuai protocol kesehatan.
Adanya protocol kesehatan juga mendorong pola birokrasi berubah, bentuk pelayanan dan sistem kerja dari rumah atau dikenal dengan work from home (WFH) menjadikan ciri khas birokrasi masa pendemi. Pada dasarnya WFH bukanlah istrahat/libur di rumah, namun melakukan pekerjaan rutin kantor di rumah.
Proses Pelayanan dan administrasi dengan sistem WFH merupakan model baru birokrasi kedepannya dengan tanpa mengurangi optimilasi peran dan fungsi ASN sebagai pelayan masyarakat. Pelayanan baik dengan WFH maupun WFO (work from office) dilakukan dengan menggunakan aplikasi online dari proses pelayanan pendaftaran, pengisian formulir sampai proses persetujuan dilakukan dengan system online.
Meskipun beberapa model aplikasi online sudah ada dalam birokrasi sebelum pendemi corona hadir, namun penggunaan semakin luas ketika pendemi ini berlangsung.
Birokrasi dengan memberikan proses administrasi pelayanan melalui layanan online ini tidak hanya akan terjadi sementara namun bisa jadi menjadi model birokrasi yang permanen diera modern dengan segala ketarbatasan dan kecanggihan tekhnologi yang ada.
Konsep birokrasi yang tidak dibatasi ruang dan waktu merupakan birokrasi modern yang menyesuaikan dengan kondisi zaman yang memiliki tuntutan pelayanan yang kompleks.
Kesiapan SDM Birokrat dan Perangkat Aturan
Pemberian pelayanan yang berbasis sistem online kepada masyarakat melalui jejaring internet perlu didukung dengan kesiapan sumber daya manusia, perangkat tekhnologi, jaringan internet, dan sistem manajemen baru serta perangkat aturan pendukung yang baru pula.
Berdasarkan data Provinsi Nusa Tenggara Barat dalam Angka tahun 2020 Badan Pusat Statistik merilis Jumlah Pegawai per desember 2019 menurut tingkat pendidikan di Provinsi Nusa Tenggara Barat (NTB) menunjukkan bahwa tingkat pendidikan pegawai birokrat masih didominasi oleh tamatan SMA ke bawah sementara sarjana diploma sampai doktoral masih sekitar 25% saja.
Hal ini tentunya menjadi tantangan tersendiri terhadap kesiapan birokrat dalam menuju tatanan baru dalam birokrasi yang menuntut bagi aparatur birokrat untuk bisa beradaptasi dengan teknologi kekinian sehingga meskipun terjadi pendemi seperti saat sekarang, proses pelayanan dan administrasi perkantoran tidak terhambat atau tertunda seperti pengurusan kependudukan, perijinan dan administrasi pernikahan maupun pelayanan lainnya.
Birokrasi dari tingkat pemerintahan desa sampai pusat dituntut mampu menggunakan aplikasi-aplikasi terbaru seperti aplikasi zoom meeting, seminar bebasis internet atau webinar, video coference, aplikasi pendataan dan pendaftaran online, ujian bebasis kompeter baik pada saat perekrutan, penampatan, promosi , surat menyurat melalui email, penyimpanan data melalui googgle drive, dan proses administrasi lainnya yang berbasis sistem online, baik melalui gadget atau komputer.
Pada saat ini, penggunaan aplikasi berbasis online tidak hanya untuk keperluan administrasi perkantoran, bahkan model pembelajaran dengan berbasis online juga telah digunakan dunia pendidikan baik tingkat sekolah dasar sampai dengan perguruan tinggi.
Semua perangkat tersebut membutuhkan kualifikasi pegawai dan peningkatan kompetensi untuk menjalankan berbagai aplikasi-aplikasi online tersebut.
Dukungan aturan juga diperlukan agar model birokrasi ini dapat berjalan dengan baik sehingga fungsi dan perannya tidak melanggar ketentuan yang berlaku.
Peraturan atau regulasi tersebut tidak hanya berlaku selama pendemi berlangsung namun juga berfungsi sebagai roadmap kedepannya untuk menuju modernisasi model birokrasi masa depan yang tidak terbatas pada ruang dan waktu.
Meskipun aturan terkait cara kerja dengan berbasis online telah ada di beberapa aturan seperti surat edaran menteri pendayaan apatur negera dan reformasi birokrasi nomor 19 tahun 2020 tentang penyesuaian sistem kerja ASN dalam Upaya Pencegahan Covid-19 di lingkungan Instansi Pemerintah, surat edaran menteri pendayaan apatur negera dan reformasi birokrasi nomor 19 tahun 2020 tentang penyesuaian sistem kerja ASN dalam tatanan Normal Baru.
Namun diharapkan perubahan perangkat peraturan tidak hanya sebatas surat edaran namun juga lebih terakomodir dalam peraturan perundang-undang ASN Nomor 5 tahun 2014 tentang ASN yang mengadopsi model birokrasi berbasis online.
Birokrasi Berbasis Online Menghemat AnggaranPerubahan birokrasi juga mempengaruhi pola anggaran dalam instansi pemerintah yang selama ini mengelurakan anggaran untuk kegiatan-kegiatan seminar, rapat-rapat dan berbagai kegiatan lainnya.
Adanya penggunaan zoom meeting, webinar dan pelatihan-pelatihan berbasis online, serta pelayanan online dalam pendaftaran administrasi lainnya memberikan dampak pada penghematan pengeluaran anggaran pemerintah.
Hal tersebut dapat dilihat dari anggaran yang bisa dihemat seperti biaya perjalanan dinas, konsumsi dan perawatan kantor, sewa-sewa peralatan dan fasilitas pertemuan, penggunaan kertas dan space ruang-ruang kantor yang dibutuhkan dalam administrasi pelayanan menjadi lebih hemat.
Selain itu penggunaan pelayaan berbasis online dapat mengurangi potensi terjandinya tindak korupsi dan kolusi karena adanya interaksi sosial yang dibatasi. Hadirnya pelayanan berbasis online juga dapat memberikan manfaat bagi percepatan pelayanan dan hematnya pengeluaran maksyarakat dalam mengurus administrasi serta memamngkas proses birokrasi yang selama ini berbelit-belit.
Masyarakat sebagai objek yang dilayani dengan adanya pelayanan berbasis online dapat menerima pelayanan prima hanya dengan genggaman gadgednya.
Berdasarkan data statistik kesejahtraaan rakyat Provinsi Nusa Tenggara Barat 2019, persentase penggunaan handphone untuk mengakses internet usia 5 tahun keatas tercatat mencapai angka 96.33%.
Era digital telah mengubah pola aktivitas masyarakat milleneal, dimana segala sesuatu akses kehidupan sosial dan pelayanan semua ingin digenggam dalam gadget. Meskipun pada dasarnya tidak semua pelayanan dapat dilakukan secara online seperti contohnya pada layanan kesehatan, kebersihan, pemadaman kebakaran namun pada dasarnya pelayanan dan proses administrasi pemerintah 80% dapat dilakukan secara online dengan tanpa harus berinteraksi langsung.
Hal ini menjadi modal bagi penggerak terciptanya model birokrasi baru di era pendemi corona saat ini dan model birokrasi era modern dengan tetap mengedepankan terciptanya pelayanan yang optimal bagi masyarakat.*Penulis; ASN BPS Lombok Barat
